Consejos para tener una oficina más segura

Consejos para tener una oficina más segura

Para valorar sus necesidades en materia de seguridad, imagine por un momento a un ladrón intentando penetrar en su oficina. ¿Por dónde lo intentaría? A continuación, le mostramos una lista de posibles puntos "débiles" que debería comprobar:

• Puerta de entrada: Debería tener como mínimo una cerradura de seguridad multipunto de bulones o de palancas, con un cilindro de seguridad con llave incopiable protegido por un escudo de seguridad antitaladro. Es conveniente disponer de mirilla y de un retenedor o cadena adicionales. La solución ideal es instalar una puerta acorazada (hoja y marco metálicos, con recubrimiento de madera) con una certificación grado 3 antiefracción según la norma UNE 66803-89.
  
• Puertas laterales y traseras: Misma consideración que puertas de entrada.
  
• Ventanas a la altura de la calle: Las ventanas son el punto más habitual al forzar la entrada. Coloque cerraduras para ventana en todas las ventanas a pie de suelo.
  
• Ventanas elevadas: Atención a las ventanas a las que se puede acceder desde un techo plano, pretil, etc, o que están protegidas de la vista desde la calle mediante árboles o vallas. Todas las ventanas vulnerables deben ser reforzadas con una cerradura para ventana.
  
• Garajes: Suelen contener herramientas que pueden ser útiles para el ladrón. Asegure la puerta con una cerradura de embutir o un candado adecuado.
  
• Iluminación de seguridad: La iluminación que se activa mediante infrarrojos por movimiento es un elemento disuasorio para el ladrón, a la vez que una iluminación de cortesía para el usuario.
  
• Coloque un detector de humos en zonas comunes.
  
• Coloque un detector de gas cerca del quemador del gas, si la oficina dispone de cocina.

Tras esta evaluación de su seguridad debe tomar estas precauciones:

• Toma de conciencia de la importancia de la utilización de sistemas de seguridad: recuerde que en más del 60% de los robos se realizan a través de puertas o ventanas.
  
• Establezca una rutina de comprobación de puertas y ventanas antes de salir al mediodía o por la noche.
  
• En vacaciones, anule su suscripción a periódicos o revistas. Pida a alguien de confianza que recoja el correo y compruebe la oficina con regularidad. No deje mensajes tipo “estoy de vacaciones” en los contestadores.
  
• Aumente también la seguridad del garaje, si dispone de ello, es una vía de acceso sencilla y suelen contener herramientas útiles para el ladrón ocasional.
  
• Compruebe la identidad de los visitantes. Cuando se presente alguien identificándose como empleado de la compañía de gas, electricidad, agua, teléfono, servicio técnico, etc., insista en que le acredite su identidad antes de entrar. Si aún después sigue sospechando, llame a la empresa correspondiente para verificarlo antes de franquearle la entrada.

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Como usar una webcam para vigilar tu negocio

Los sistemas de video-viglancia son costosos y a veces muy sofisticados, pero siempre existe la manera de reducir costos, aunque no vamos a tener la calidad y características de un sistema profesional con una Webcam y una computadora conectada a Internet podemos tener videovigilancia de una manera muy económica y fácil de usar sin necesidad de comprar cámaras IP o contratar servicios costosos de Videovigilacia cómo el Prodigy Cam que vende Telmex en México.

Existe un servicio llamado Home Camera con el cual vamos a poder usar nuestra webcam cómo cámara de vigilancia, el servicio se encuentra en estado Beta de desarrollo lo que significa que no está 100% terminado aunque funciona muy bien y además es gratis (hasta agosto del 2008).

Sólo tienes que tener encendida tu Webcam y con el software de HomeCamera podrás acceder a ella desde cualquier lugar del mundo y desde una gran variedad de dispositivos cómo una PC, PDA o teléfono celular (móvil) además tiene una característica muy útil que es la detección de movimiento y en cuanto se detecte un movimiento el software te envía una alerta a tu teléfono o por correo electrónico.

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Las tres K

"Las tres K"

Tienen estas que ver con las palabras japonesas kiken (peligroso), kitanai (sucio) y kitsui (estresante), todo lo cual se opone al gemba como lugar donde se agrega valor real.

No sólo la limpieza de máquinas, pisos, techos y del aire son importantes, también lo es la luz, el color, el calor y la acústica. Así un suministro adecuado de luz debe ser el primer objetivo, puesto que la luz es el requisito esencial para ver. La luz es el elemento más importante para proporcionar un ambiente adecuado; se conoce bien el efecto reconfortante de la luz solar después de condiciones atmosféricas adversas del mismo modo que la sensación de bienestar que se tiene al pasar de un lugar de trabajo oscuro a uno bien iluminado, recién pintado y con paredes de colores agradables. Los colores claros de las paredes son tan importantes como la luz que refleja, debido a que el negro y los colores oscuros absorben la luz y tienden a crear un ambiente lóbrego y deprimente.

El componente más importante de la luz es el color, porque cuando los colores se usan en forma adecuada puede lograrse no sólo un ambiente agradable, sino que también ayudan a obtener mayor visibilidad, a dirigir o enfocar la atención donde se requiera y a comunicar advertencias visuales de riesgo. Al seleccionar colores para una industria o cualquier otro lugar de trabajo, se debe pensar en la seguridad y en el estado de ánimo que pueda lograrse en las personas que lo ocupan, así como en las condiciones de trabajo que conduzcan a incrementar la eficiencia del trabajo. Al pintar una fábrica o un taller, no deben elegirse los colores por su apariencia o efecto decorativo, lo importante y racional es elegir los colores en primer lugar por su valor funcional inherente a un propósito específico, como lo es reflejar la luz sin brillo, mejorar la visibilidad reduciendo en forma notable las sombras, dar relieve a las áreas de trabajo, concentrar el alumbrado en las zonas de peligro y de riesgo, identificar y localizar fácilmente el equipo contra incendio, el de primeros auxilios, así como las diferentes tuberías de servicio, ductos de alambrado eléctrico, etc.

Si el color se usa de manera racional, se logrará un mejor y más seguro ambiente, en el cual se reduzcan las posibilidades de accidentes y de ausentismo, y evitar un estado de ánimo negativo en los trabajadores. Los colores mal aplicados no sólo pueden ser motivos de distracción sino también de riesgo, debido a detalles poco importantes que estén demasiado alumbrados en perjuicio del señalamiento de riesgos de mayor importancia.

En cuanto al alumbrado el mismo debe tener prioridad, y es especialmente importante en lugares donde el nivel de ruido es alto y se tenga que depender de la vista más que del oído para darse cuenta de un riesgo cercano.

Es obvio que sin los requerimientos fundamentales para un alumbrado adecuado no se puede llevar a cabo ningún trabajo visual en forma fácil, correcta y rápida, ni tampoco en forma segura. Por otra parte, la luz misma puede representar un riesgo o peligro si se le emplea indebidamente. Entre las fallas de alumbrado más importante se tienen: el alumbrado insuficiente, las sombras, el deslumbramiento incapacitante, el deslumbramiento molesto y el deslumbramiento reflejante.

En cuanto a los problemas acústicos y de vibraciones, los mismos deben tenerse especialmente en cuenta por los efectos que ellos producen en materia de seguridad, incapacidades, e improductividades. Una exposición excesiva al ruido causa lesiones al sistema auditivo, causa molestias y, en ocasiones, interrumpe el curso del diálogo. El conocimiento sobre la sordera ocupacional y su relación con el ruido ha avanzado en la última década. En la actualidad, es posible valorar con bastante precisión el riesgo resultante de prácticamente cualquier ruido en la industria en general.

En todo lo visto en este apartado cobra fundamental importancia el accionar de la Dirección y su Staff a los efectos de proveer las mejores condiciones laborales que hagan posible la excelencia en el servicio al cliente externo mediante la calidad, los costos, la flexibilidad y la entrega. Algo que sólo será factible mediante un ámbito de trabajo apropiado. Debe igualmente subrayarse la importancia que el kaizen le da como principio filosófico fundamental al respeto por el ser humano, y respetar al ser humano implica el compromiso de eliminar la suciedad, los peligros y el estrés en el gemba.

Encripta tus documentos, ¡Protege tus archivos más importantes!

La información de tu empresa es muy importante, ¿Alguna vez has pensado que podía caer en las manos incorrectas? ¿Tienes información valiosa que no quieres que nadie más lea? El momento ha llegado, es hora que protejas tu información más importante.

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¿Qué pasará con tu información digital el día que mueras?

Has pensado alguna vez ¿qué pasaría con toda tu información digital si falleces? Aunque regularmente no nos gusta hablar del tema, es necesario tomar medidas para que cuando altemos, exista una persona encargada de tener todos los accesos a nuestra información para evitar que todo lo que hemos logrado se desaparezca con nosotros.

Hace poco tiempo visité el blog de un amigo (no lo tengo sindicado pues la publicación es demasiado esporádica), había nuevo contenido, le dejé un comentario, transcurrió más tiempo y a las semanas me enteré que había fallecido hacía más de un mes.

La entrada en el blog en la que comenté, había sido la última que escribiría, inmediatamente me puse a buscar por su nombre en Google y encontré varios posts de sus amigos que habían escrito sobre su muerte, pero también encontré sus cuentas de YouTube, de LinkedIn, de Facebook y de muchas otras redes sociales.

Fue así como me surgió la duda, qué pasa con toda esa información cuándo te mueres, o más bien, ¿qué medidas deberíamos tomar antes de tal eventualidad?, al morir nos llevamos a la tumba la contraseña de nuestro correo electrónico, calendario en línea, cuentas de banca electrónica, el PIN para utilizar en un cajero bancario, etc.

¿Qué puede pasarle a tu información?

En mi caso, si mi esposa no tuviera los accesos a mis cuentas, se que al mes de fallecido me cancelarían por falta de pago, el servicio de hosting que tengo contratado para todos mis sitios.

Imagínense perder en un instante todo aquello en lo que he invertido esfuerzos, desvelos y mucho tiempo, todo porque nadie sabe a qué empresa hay que pagar, o nadie tiene acceso al servidor para rescatar una copia de seguridad.

Si nadie de tu familia o alguna persona de confianza sabe cuáles son los movimientos que realizas mes a mes para mantener tu negocio en línea, ni tienen idea de qué aplicaciones y servicios manejas, es seguro que al fallecer también desaparezca contigo la fuente de ingresos que tuviste, lo cual no tiene porque ser así.

Si le dejas a alguien de tu confianza accesos y contraseñas, puedes garantizar que tus seres queridos puedan recibir el cheque que te envían cada mes de Google Adsense, que puedan acceder a tu correo para recuperar usuarios y contraseñas de tus sitios web para seguir manteniéndolos (o venderlos). También, tendrán acceso a tus contactos para notificarles de tu fallecimiento y podrán evitar la pérdida de toda tu información que tal vez pueda servirles.

Al menos Google ya pensó en algo

¿Cómo le avisarían a tus amigos y a las personas con las que más te comunicas acerca del deceso?, me puse a investigar y al menos GMail tiene un procedimiento establecido para que un familiar pueda obtener la contraseña de tu cuenta luego de cierto papeleo.

Pero no encontré una postura oficial en otros servicios que utilizo, por lo que sería imposible que otra persona pueda acceder sin contar con los datos que registraste.

¿Qué medidas podemos tomar?

Yo he optado por crear un archivo con todos estos datos y con una contraseña que solo conozca mi esposa. También creo necesario agregar direcciones web y flujos de lo que hago en mi trabajo para facilitarle las tareas.

Otra opción podría ser plasmar ésta información en papel, llevarla a una cajilla de seguridad y darle la llave a un familiar o agregar la clave electrónica en tu testamento.

¿Ya habías pensado alguna vez en éste tema? cuéntanos qué medidas tomaste o ¿qué piensas hacer?

fuente: maestrosdelweb

Invierta en tecnología para reducir costos

Por descuido, muchas empresas pierden a diario miles de pesos a causa del “robo hormiga”, de esa forma se convierten en un blanco fácil de asaltos externos; por eso, es importante considerar el costo de seguridad dentro del rubro de inversión.

De acuerdo con la Cámara de Comercio de la Ciudad de México (CONACO), de 180 mil comercios en el Distrito Federal, 13 mil 320 han sufrido un asalto o robo, lo que ha dejado pérdidas por un millón 400 mil pesos diarios.

La Asociación Nacional de Tiendas de Autoservicio y Departamentales (ANTAD) calcula que el “robo hormiga” promedio en estas tiendas es de 400 pesos en cada acción delictiva, en tanto que las perdidas totales representan más de mil 600 millones de pesos anuales.

Algunas tiendas departamentales consideran pérdidas de hasta 3% de su costo de operación por el “robo hormiga”, y del total de la mercancía sustraída, 65% es robo externo, 32% por empleados y sólo 2% por asalto, de acuerdo con cifras de la ANTAD.

Sensor Hormiga

En este sentido, Paul Moubarak, gerente de producto HomeView, asegura que es recomendable que los pequeños negocios utilicen 1 ó 2% de sus fondos para medidas de seguridad, a fin de evitar este tipo de robo, que en ocasiones representa más perdidas que un asalto.

“Por lo regular, los robos hormiga pasan inadvertidos, por que se trata de un clip, una pluma o algunas hojas, algo pequeño, pero al hacer las cuentas, desequilibran las finanazas de cualquier empresario”.

Para cuidar el patrimonio empresarial, es necesario contar con herramientas que aseguren los bienes, a decir de Moubarak, un sistema que permita mantener vigilado el negocio dentro y fuera de la organización.

“Es recomendable un sistema de vigilancia y monitoreo que cuente con un sensor para puertas y ventanas, y de ser posible, que funcione mediante internet o mensajes de texto, para que los empresarios no tengan que estar vigilando todo el tiempo”.

Moubarak también advierte que el sistema debe de ser capaz de almacenar todas las secuencias, imágenes y datos en caso de cualquier contingencia, por que en muchas ocasiones los ladrones rompen las cámaras y destruyen las evidencias, por eso se recomienda tener una copia del video.

“Eso es lo que llamamos negocio inteligente, con cámaras de video y accesorios complementarios como sensores controlados de luces, movimiento e incluso agua, para tener u n control completo de la seguridad de la empresa”.

Distraiga a ladrones

HomeView es una compañía especializada en equipos de monitoreo que también ofrece un sistema que controla el encendido y apagado de electrodomésticos o luces por medio de un controlador de potencia, un accesorio que se conecta a la electricidad y de ahí hacia los electrodomésticos.